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Guía de Terminales de Punto de Venta (TPV/POS)

Los terminales de punto de venta (TPV), o Point of Sale (POS) en inglés, sirven para realizar gestiones de venta. Son un elemento indispensable en cualquier tienda, restaurante, hotel o establecimiento en el que se realicen transacciones con clientes. Existen multitud de configuraciones y, aunque son muy fáciles de usar, elegir el modelo correcto puede ser todo un desafío si no conocemos los diversos tipos y accesorios que existen, así como sus principales ventajas.

El primer paso para determinar el TPV más adecuado es conocer nuestras necesidades específicas, como pueden ser la intensidad de uso, el perfil del usuario, si deben cubrir funcionalidades concretas o, incluso, el espacio del que se dispone para ubicarlo.

El principal motivo de cualquier comercio que quiera utilizar un terminal de punto de venta es poder agilizar sus procesos, reducir errores y ser más productivos para ofrecer un servicio de mayor calidad. En definitiva, los TPV son muy útiles en el sector retail y hostelería, donde son habituales las transacciones con clientes.

¿Qué son los TPV?

Un terminal de punto de venta es un dispositivo empleado en establecimientos comerciales que se encarga de procesar las transacciones o cobros al cliente. Un TPV es un producto que combina hardware y software. Estos terminales giran en torno a un ordenador que suele estar vinculado a un cajón portamonedas, un lector de código de barras y una impresora de recibos y tickets.

Diseñadas para mantener un mejor registro de las ventas y el flujo de efectivo, los primeros TPV usados en el comercio minorista fueron simples cajas registradoras. Con el paso del tiempo y el desarrollo de las nuevas tecnologías, estos sistemas fueron evolucionando hasta convertirse en soluciones de punto de venta electrónicos que ofrecen más que un simple rastreo de las ventas.

Actualmente, los sistemas TPV pueden operar a través de una red única de ordenadores que se puede instalar en un servidor local o en la nube con conexión a Internet. Estos últimos sistemas suelen ser los más frecuentes en la actualidad, ya que permiten que cualquier usuario pueda acceder a ellos desde una simple tablet, smartphone u ordenador.

El TPV mejora, sin duda, el servicio que se ofrece al cliente: agiliza los procesos de facturación, hace los tickets de compra más detallados, reduce los errores humanos y ayuda a dar una mejor imagen de cara al público. Al emplear un software específicamente diseñado para la gestión de puntos de venta, también permite aligerar las tareas administrativas (contabilidad, registro de facturas, estadísticas, control de proveedores y clientes, etc.). Los terminales de punto de venta son, por lo general, más cómodos e intuitivos que las cajas registradoras, ya que han sido diseñados pensando en facilitar la usabilidad a los empleados. Otras ventajas no menos importantes que ofrecen son un mayor control de las transacciones y mayores niveles de seguridad.

Partes de un TPV

Al estar formado por diversas partes, es importante conocer sus funciones para definir la combinación perfecta del terminal de punto de venta para su empresa o negocio.

Cada una de las diferentes partes que forman un TPV completo tiene una función concreta. Aunque el ordenador es el eje principal del terminal de punto de venta, necesita de varios periféricos conectados para ejecutar el mayor número de tareas posible desde un solo lugar. Los periféricos más habituales son un lector de código de barras, una impresora de recibos y tickets, un terminal de pago, un cajón portamonedas y un visor para el cliente.

Teniendo en cuenta el volumen del negocio, es posible implementar desde sistemas TPV básicos con un software encargado de recopilar únicamente datos de venta hasta módulos de software sofisticados que también permiten automatizar los pedidos de compra y controlar la reposición de existencias, permitiendo incluso sincronizarlas con las campañas de marketing. Es algo fundamental para conocer y estudiar a fondo el comportamiento final del consumidor.

Veamos las características de cada parte que puede incorporarse a un punto de venta:

Ordenador

Como ya hemos mencionado, un TPV completo parte de un ordenador sobre el que se ejecuta el software y al que se le conectan otros dispositivos periféricos. Este puede ser un ordenador de sobremesa o un ordenador con pantalla integrada all-in-one diseñados específicamente para aplicaciones en hostelería o sector retail:

    Ordenador de sobremesa
  • - Ordenador de sobremesa: un ordenador permite al empleado ver todo lo que está haciendo al conectarse a una pantalla junto con un teclado y un ratón. Gracias a él, todos los periféricos están coordinados y conectados. Es decir, contiene toda la información necesaria para cumplir las tareas. A veces es suficiente con un ordenador que tenga los requerimientos mínimos para soportar el software y provea de los puertos de conexión necesarios. Algunos modelos pueden ofrecer cajas selladas o de baja potencia, entre otras cosas.

  • Pantalla de ordenador
  • - Ordenador con pantalla táctil all-in-one: es una alternativa más simple que el ordenador de sobremesa, pero también es esencial a la hora de montar un TPV. Las pantallas táctiles se han convertido en una opción asequible, ya que son fáciles de utilizar para cualquier usuario. En el mercado existen muchos monitores con lectores de tarjetas integradas, lo que lo convierte en una solución ideal para un espacio más reducido.

Ambas opciones pueden ser totalmente personalizadas para satisfacer las necesidades de su negocio.

Lector de código de barras

Los escáneres de código de barras son una parte crucial de cada sistema TPV, ya que ayudan a automatizar la identificación de los productos en los procesos de compra. Permiten registrar los artículos rápidamente y acelerar el proceso de salida. Se deben integrar junto a los sistemas de gestión de inventario para ajustar automáticamente los niveles de stock de la tienda y del almacén.

Un lector estándar puede leer los códigos UPC (Universal Product Code o “código universal de producto”, en español), pero con la creciente introducción de otros tipos de códigos, los lectores 2D se han vuelto más comunes. Aunque los escáneres portátiles son cada vez más utilizados, para un terminal de punto de venta es más conveniente tener un dispositivo empotrado o de presentación para la lectura con manos libres e, incluso, para acortar las colas de espera.

Impresora de recibos y tickets

Impresora TPV

Toda transacción termina, por lo general, con un resguardo para el consumidor, ya que el comercio está obligado por ley a proporcionárselo al cliente al completar la compra. De esta manera, las impresoras de tickets están especialmente diseñadas para su integración en los terminales de punto de venta y que generen automáticamente el comprobante cuando el empleado confirme la finalización de la compra. La mayoría de las impresoras de recibos son térmicas, por lo que solo necesitan papel térmico. En función de su calidad de impresión y resolución ofrecerán más posibilidades de personalización, como la impresión en color, diseño (con la incorporación de logos u otros mensajes), etc. Esta personalización de los tickets ayudará a mejorar la imagen de su empresa. Otra característica a tener en cuenta es el volumen de impresión, que está relacionado con la carga de trabajo.

Algunos softwares ofrecen funciones adicionales que permiten a las impresoras TPV imprimir las ventas totales de los empleados o conocer información útil, como las horas trabajadas.

Terminal de pago

La frecuencia de los pagos con tarjetas de crédito y débito siguen en auge y le están comiendo terreno al dinero en efectivo, aunque todavía está presente. Con el uso adicional de un terminal de pago -o datáfono- adecuado, puede estar tranquilo y seguro en cada transacción realizada con tarjeta. Estos periféricos se utilizan para leer la información que se encuentra en una tarjeta de banda magnética y se sincronizan directamente con el ordenador para comunicarle que el pago se ha realizado correctamente.

Cajón portamonedas

Cajón portamonedas

Pueden ser los periféricos más simples de un sistema TPV, pero los cajones portamonedas siguen siendo una parte esencial de su estructura. Aunque cada vez se paga más con tarjeta de crédito, el efectivo todavía es fundamental para la compraventa. Por ello, todo comercio necesita tener un lugar seguro para guardar el dinero y los cheques de sus ingresos. Las cajas portamonedas se conectan normalmente a la impresora de recibos y tickets para que puedan abrirse con cada transacción validada.

Visor para el cliente

Los visores permiten presentar el precio de cada producto, la descripción y cualquier tipo de información adicional de forma clara y sencilla. Es un periférico que ayuda al cliente en la toma de decisión de compra final.

Software

Como ya hemos dicho, un TPV puede estar personalizado con los periféricos más adecuados para satisfacer las necesidades de su negocio. Pero todos necesitan estar coordinados y conectados a través de un software. Los programas son tan imprescindibles como el ordenador en el punto de venta. Sin él, el sistema TPV no servirá de nada.

Entre las funciones del software, podemos encontrar un sistema de gestión de inventario general y la realización de órdenes de compra que, incluso, el proceso de compra puede ser automatizado para asegurar que nunca se acaban los artículos más populares. Otra función muy útil del software es la creación de un sistema de perfiles por usuario, ya que permite restringir los accesos y controlar la actividad de cada empleado.

Tipos de TPV

Dependiendo del tipo de comercio donde vayamos a incorporar el terminal de punto de venta, los requisitos que debe cumplir varían. Las soluciones TPV están presentes tanto en el sector retail como en el hostelería, donde podemos encontrar sistemas fijos que cumplen distintas necesidades. Sin embargo, también existe la opción de incorporar un TPV móvil si es necesario. Esta es, por tanto, la clasificación de tipos de TPV:

Retail

Caja registradora

Los sistemas de punto de venta en retail, o comercio minorista, se centran en la transacción de ventas y el seguimiento de toda la información que guarda este proceso. Muchas de las características comunes del software -como el seguimiento de inventario, los informes de ventas, el procesamiento de devoluciones y las funciones de fidelización o cupones- son esenciales en un entorno minorista.

Hostelería

La diferencia más grande entre un punto de venta en retail y los utilizados en el sector hostelero es cómo se maneja la transacción. En el comercio minorista, toda la información se introduce para la venta y se paga de forma inmediata. En cambio, en un restaurante, una orden se recoge primero y el servicio se paga un tiempo después, cuando termina. Un TPV adecuado tiene la capacidad de mantener las comandas pendientes hasta que se reciba el pago, así como personalizar los pedidos, reservar horarios y gestionar las mesas o salas.

Móvil

Sistema TPV móvil

Entre un terminal de punto de venta estándar -como los que acabamos de ver- y un TPV móvil, hay escasas diferencias. El procesamiento de una venta, el seguimiento del inventario y la impresión de recibos son todos iguales. Las aplicaciones TPV móviles también soportan fácilmente el procesamiento de tarjetas de crédito, siempre y cuando tengan acceso a Internet. La gran preocupación a tener en cuenta al implementar una solución móvil es si el sistema necesitará ser autónomo o si va a estar interconectado a otro fijo.

Principales fabricantes de TPV

En Logiscenter trabajamos con las mejores marcas de terminales de punto de venta del mercado. Algunas de las más conocidas son Epson, Star Micronics, ELO, iiyama, Citizen o APG Cash Drawer, aunque puede encontrar muchas más en nuestro amplio catálogo.

Si sigue teniendo dificultades para escoger el lector de código de barras adecuado o tiene preguntas adicionales, llame a nuestros expertos, estaremos encantados de ayudarle.

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